【永久保存版】幹事必見！飲み会でやることリスト【これさえ読めばOK】

だんだんと暖かくなってきました。
春は出会いと別れの季節ですね。
ということで飲み会が増えます！！

私はこれまでに大小合わせて500回以上の飲み会幹事をこなしてきました。

今回は飲み会幹事を担う方に向けて幹事ノウハウを発信します！

この記事を読むとこんな事が得られます。

それでは順序に沿ってやることリストをみていきましょう！！

日程を調整する

まずは飲み会を開催する日を決めます。
参加者が多い程に早めに日程調整をしましょう！
日程調整で意識すべきことは以下です。

必須参加者と任意参加者にわける

必須参加者とは「その飲み会にいなくてはいけない人」のことです。
例えば、歓送迎会の対象者や部署のリーダー、飲み会の盛り上げ役…などなど。
極端に言えば、その人たちがいないと飲み会の目的が成立しないです。

任意参加者とは「その飲み会にいた方がいい人」のことです。
例えば、部署の同僚や必須参加者と仲が良い人…などなど。
極端に言えば、その人たちがいなくても飲み会の目的が成立します。

必須参加者の予定を先に調整する

まずは必須参加者の予定を確認して飲み会の候補日を決めましょう。
必須参加者は少人数だと思いますので口頭やメール、LINEなどでOKです。

この時のポイントは必須参加者全員が参加できる日を３，４日把握しておくことです。

任意参加者に候補日を挙げて出欠確認する

この時に先ほど把握した３，４日の候補日を挙げます。
任意参加者は必須参加者よりも多いと思います。
問題なければ口頭かメール、LINEなどでOKです。

もし任意参加者が6名以上の場合は出欠管理サービス「調整さん」などの出欠確認ツールを使いましょう。
候補日の中で最も参加者が集まる日を飲み会開催日に決定します！

飲み会のお店を探す

飲み会の日時が決まったら飲み会の場所を探します。
大人数や飲み会シーズン時は特に予約が埋まりやすいので早めに行動しましょう！
３，4月や12月は歓送迎会や忘年会で予約が殺到します。一か月前を目安に予約しましょう。

参加者が集まりやすいエリアにする

会社の飲み会であれば会社からアクセスしやすい場所がベストです。
参加者があちこちから集まる場合はみんなの最適解になるような場所がいいですよね。
みんなの最適解を探すときに便利なのが集合駅検索サービス「あつまるなう」です。

決めたエリアの中でお店を選ぶ

お店を選ぶ際は「食べログ」や「ぐるナビ」、「ヒトサラ」などが便利で信頼できます。
エリアでの人気ランキングやレビューなどを見ながら検討しましょう。

お店を決める際の考えるべきポイントは以下です。
候補のお店が見つかったら、可能であれば下見に行けると安心です。

飲み会プランを検討する

お店の予約は早めにすべきですが、コース料理や飲み放題などのプランは少し後の連絡でも大丈夫です。
但し早い方がお店も仕入れや仕込みなどの準備が出来ますので、遅くとも飲み会の1週間前までにはお店に連絡しましょう。

料理をどうするか

主に、「コース料理」か「単品注文」かの2択です。
「食べ放題」という選択肢もありますが割愛します。
それぞれのメリット、デメリットを見ておきましょう。

	コース料理	単品注文
メリット	・料理の提供がスムーズ ・注文する手間が省ける ・予算が管理しやすい ・飲み会の終わり時が分かり易い	・好きな料理をみんなで選べる ・苦手な料理は数を調整して注文できる ・オススメメニューなど旬な食材を注文できる ・比較的ゆっくりできる 　　⇒繁忙期は時間制限の可能性あり！
デメリット	・好きな料理が頼めない ・嫌いな料理も人数分きてしまう ・アレルギーで食べられない料理もきてしまう ・時間制限がある	・注文の手間がかかる ・料理の提供が遅れる場合もある ・予算を管理しにくい ・ダラダラと長時間の飲み会になり易い

私の経験上、6名以下なら単品注文がオススメです。
7名以上ならコース料理をオススメします！

飲み物をどうするか

主に、飲み放題か単品注文かの2択です。
こちらもメリット、デメリットを見ておきましょう。

	飲み放題	単品注文
メリット	・予算が管理しやすい ・飲み会の終わり時が分かり易い ・お酒をたくさん飲む人は得をし易い	・お酒の選択肢が豊富 ・ソフトドリンクやノンアルが豊富 ・比較的ゆっくりできる 　　⇒繁忙期は時間制限の可能性あり！
デメリット	・単品注文よりは選択肢が限られる ・時間制限がある ・お酒が飲めない人は損をしやすい	・予算を管理しにくい ・ダラダラと長時間の飲み会になり易い ・お酒をたくさん飲む人は高額になり易い

私の経験上、参加者の半分以下が酒好きなら単品注文がオススメです。
参加者の半分以上が酒好きなら飲み放題をオススメします！

酒好きとは飲み会でお酒を5回以上は頼む人の事を指します。

交通の手配をする

現地集合の場合は不要ですが、飲み会の場所が少し離れていて不便な場合は交通の手配をしましょう。
もしくは現地集合の場合でも出発地点が同じ人が数名いる場合も交通の手配をしてあげると親切です。
あらかじめ交通の手配が必要な人を集計しておきましょう。

タクシーを予約する

交通手配が必要な人が10名未満であればタクシーを予約すると便利です。
迎車の日時と場所を事前に伝えて近くのタクシー会社に予約しましょう。
３台程度であれば当日でもだいたい予約可能です。
但し、直前だと予約できないこともあるので早めの予約をオススメします。

バスを予約する

交通手配が必要な人が10名以上の場合はマイクロバスなどの予約をすると便利です。
地方の場合は、飲み会で使うお店から送迎バスが来てくれることもあります。
バスを利用する場合はお店にも相談してみましょう！

参加者に連絡する

これで飲み会の日時・場所・プラン・交通の手配が整いました。
参加者に連絡して情報を共有しましょう。

飲み会の概要を連絡する

まずは参加者全員に飲み会の日時・場所・プラン・交通の旨を連絡します。
その際に「欠席に変更の場合は早めに連絡ください」という旨も伝えておきましょう。

この時に気をつけたいのはキャンセル料の発生リスクです。
コース料理を頼んでいる場合はキャンセル料が発生するリスクがあります。
お店によってルールが異なりますので幹事がきちんと確認しておきましょう。
欠席者が生じた場合はお店に速やかに人数変更の連絡をするか、代わりの人を探しましょう！

飲み会の会費を連絡する

次に飲み会の会費を連絡します。
歓送迎会や誕生日会などの主役がいる場合は会費を免除するのが一般的です。
その場合は会費連絡の宛先から対象者を省いて連絡しましょう。

コース料理＋飲み放題の場合は事前に予算が明確です。
ただし料理や飲み物が単品注文の場合は幹事が予算を決める必要があります。
さらに参加者全員がほぼ同年代で無い場合は会費に傾斜をつけるのが一般的です。

例えば。幹事を含めて11人が参加する飲み会で会費免除の主役が1人いたとします。
1人当たりで5000円の費用が発生する場合は全体予算が5.5万円となります（5000円×11人）
この5万円を主役1人を除いた10人で負担することになります。
単純計算すると1人5500円の会費ですね。同年代の飲み会ならこれでOKです。

但し部長、課長、中堅社員、若手社員、新入社員などが参加している場合は傾斜をつけます。
傾斜のつけ方に正解はありませんが、一例を挙げておきます。
部長1名、課長1名、中堅社員(入社5年目以上)5名、若手社員2名、新入社員1名の合計10名とします。
私なら管理職（部長・課長）7000円、中堅社員 5500円、若手&新入社員 4500円で会費を設定します。

もちろん管理職に多めに出してもらって当たり前ではないので、あくまでもお願いする形で連絡しましょう！
会費はなるべく飲み会の前に集金しておくことをオススメします！

お店と予算をシェアすることも可能

先に述べたようにコース料理＋飲み放題の場合は金額が変動することはほとんどありません。
しかし料理か飲み物が単品注文の場合は頼めば頼むほどに金額が膨れ上がります。

そこでお店の方に「予算が5.5万円です」と伝えておきます。
さらに「合計金額が4.5万円を超えたら教えてください」とお願いしておきます。
そうすれば多くの場合は飲み会途中で幹事に金額の状況を伝えてもらえます。

挨拶は事前に頼んでおく

飲み会での挨拶と言えば乾杯挨拶・主役挨拶・締め挨拶の３つがありです。

乾杯挨拶

乾杯挨拶は参加者の中で最も役職が高い人にお願いしましょう。
同年代の集まりの場合はとくに挨拶など無く幹事が「カンパイ！」の一言でOKです。

主役挨拶

主役とは歓送迎会の対象者や誕生日の人などを指します。
主に会費が免除されるような方々ですね。
主役挨拶のタイミングですが、歓迎会などの場合は序盤～中盤、送別会などの場合は中盤～終盤が良いです。

特に終盤に持ってくると閉会の雰囲気が出せるので飲み会が長引かずオススメです！

締め挨拶

締め挨拶は参加者の中で2番目に役職が高い人にお願いしましょう。
同年代の集まりの場合はとくに挨拶など無く幹事が締めるか、主役がそのまま締めてもOKです。

飲み会当日！幹事のおしごと

さて飲み会当日の話です。ここまでで準備はOKです。
それでは時系列に沿って幹事のおしごとを見ていきましょう。

リマインドの連絡をする

すでに参加者に集合場所や日時の連絡はしています。
それでも忘れてしまうのが人間です。。
念のために事前案内と同じ内容でいいので再度連絡してリマインドしておきましょう！

乾杯ドリンクの種類はなるべくそろえておく

さてお店に到着しました。
まずは乾杯のドリンクを注文します。
基本的に店員さんが注文はとりますが、幹事がアシストしましょう。

その時に気をつけたいのは「なるべくドリンクの種類をそろえること」です。
ドリンクの種類がバラバラだとドリンクの準備に時間がかかって乾杯が遅くなってしまいます。
問題なければ、乾杯はビールで、お酒が飲めない人はウーロン茶で、などそろえましょう。
飲み放題の場合はそれで文句を言う人はほぼいません。単品注文の場合は周りの反応に応じて決めましょう。

乾杯ドリンクが届くのを待つ間に注文方法を説明しておく

料理がコース料理なのか単品注文なのか、ドリンクが飲み放題なのか単品注文なのか。
コース料理や飲み放題の場合の時間制限やラストオーダー時間についてを説明します。

店員さんが説明してくれる場合もありますが、説明が無い場合もあります。
その場合は幹事が簡単に説明しておきましょう。

乾杯ドリンクがそろったら乾杯挨拶を促す

段取り通り、役職が最も高い人に乾杯の挨拶を促しましょう。

飲み会終盤に会計を済ませておく

飲み会終盤は主役挨拶や締め挨拶など立て続けにあります。
場合によっては写真撮影もします。
そのままスムーズに退店できるように会計は事前に済ませておくとスマートです。

目安として締め挨拶の15分前くらいがベストです。

帰りの交通手配が必要なら会計時にしておく

タクシーやバスなど飲み会を締める時刻を見計らって会計時に手配しておきましょう。
お店が手配してくれる場合もありますので必要な台数や時刻を店員さんに伝えて相談しましょう。

二次会をやるならこのタイミングで手配しておく

そのまま二次会に進みそうな雰囲気があれば幹事がいち早く察して行動しましょう。
二次会に行く人をその場で速やかに聞いて回ります。
おおよその人数を把握したら、近くでその人数が収まる場所を探して予約しましょう。

なるべく徒歩でいける場所がいいですね。居酒屋だったりカラオケだったり選択肢は様々です。
その場で何人かの参加者と相談して決めるのももちろんアリです。
幹事の仕事は一次会でほとんどお役御免なので、二次会以降はみんなで協力しながら進めましょう。

ちなみに二次会の会費はその場で割り勘などで済ませましょう。
あくまでも事前に徴収している会費は一次会のものです。
但し、一次会の会費が残っている場合は二次会に充てることもあります。

主役挨拶を促す

さて会計が終わって、帰る準備や二次会の準備が整いました。
あとは会を締めるだけです。まずは主役挨拶を促します。

その前に！飲み会終盤はトイレに行きたい人が多いです。
「5分後に〇〇さんから一言頂きます。トイレに行かれる方は今のうちにどうぞ」
など幹事が全体にアナウンスしましょう。

そのまま締めの挨拶なので、このアナウンスで救われる方は結構多いです。

締め挨拶を促す

段取り通り、参加者の中で2番目に役職が高い人に締めてもらいます。
そのまま必要であれば記念写真を撮影して退店です。

忘れ物がないか確認する

参加者全員が退店したら忘れ物が無いか座席を一巡しましょう。
意外と忘れ物が多いです！！
財布やスマホを忘れたりすると楽しい思い出が台無しなので予防しましょう。

飲み会翌日

さあ飲み会幹事お疲れさまでした！
飲み会翌日もこれだけはやっておきましょう。

挨拶をしてくれた方々に御礼を伝える

できれば口頭で乾杯と締めの挨拶をしてくれた方々に御礼を言いましょう。
ここまでしっかりやった幹事はきっとねぎらってもらえますよ！

飲み会参加者に連絡する

おそらく幹事のしごとをサポートしてくれる方々もいるはずです。
念のため参加者全員にも御礼の連絡をしておきましょう。

会費の追加集金など連絡事項が無ければ記念写真などを共有して任務完了です！